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就業規則を作成する際には、様々な問題があります。
その一つには、どの程度の範囲について取り決めるべきなのか、そして、定めることにした事柄について、どこまで詳しく取り決めるかという、その分量です。
欲張ると、一つの就業規則で全体を把握させたくなってしまいますが、そうするととんでもないボリュームになってしまい、読むだけでなく、制度把握も大変になる恐れがあります。
そこで今回は、「就業規則の本則」とそれに伴って整備しておくべく諸規程について解説します。
「諸規定」を使いこなせば、スリムな就業規則になりますよ。
目次
就業規則と諸規定の関係性
諸規定は、主要な規則である就業規則をサポートするような規則です。
先述したように「就業規則」に全ての項目を盛り込もうとすると、どうしても内容が増えてボリュームが凄まじくなります。
誰だって電話帳のような厚さの規則を読もうとは思いません。
そうならないために、「就業規則の本則」には主要な規則だけを定めておき、詳細な内容は諸規程として本則とは別に定めます。
例えば、正社員とは別にパート社員が適用される規程を作る場合がそれに当てはまります。
諸規定を作るにあたっての注意点
諸規程を作る際には注意点が存在します。
諸規程は就業規則に基づいて作られる規程ですから、あくまでも就業規則のひとつとして考えられます。
そのため、「除外規定」と「委任規定」を入れるようにしましょう。
これはどういうことかと言いますと、「ここでは説明しないから、別の規則で確認してね」と案内するためのものです。
そうすることで誰の目から見ても本則と諸規程の適用範囲が明確となります。
諸規程を作成した場合も就業規則本則と同じく、労働者代表の意見書を添えて所轄の労働基準監督へ届け出る必要があります。
第三者が見てもわかりやすいように明記する必要があるのです。
就業規則で整備しておくべき諸規程について
そうはいっても、どの規則を諸規程にするべきなのかわからない……。
就業規則からどれを取っていいのかは悩ましい限りです。
一般的には、以下の項目が諸規程としてわけられています。
・賃金規程
・退職金規程
・育児休業規程
・慶弔見舞金規程
・出張旅費規程
・マイカー使用規程
・賞罰規程
・表彰規程
・セクハラ防止規程
・パートタイマー就業規程
・契約社員就業規程
・安全衛生管理規程 etc…
ご覧いただければわけるように、多岐に渡ります。
諸規程にはまだまだあります。
ただこれらのことを全て就業規則本則に盛り込むと数百では足りないページ数になるのはご想像いただけるかと思います。
そのため、賃金関係などを諸規程としてわけて見やすくするのですね。
イメージとしてはパソコンのフォルダ整理に近いです。
ひとつのフォルダに全てのデータを突っ込んでいては目当てのデータを探すのに苦労しますが、フォルダの中にいくつものフォルダを作ることで探しやすくなります。
諸規定を整備するのも、それと同じです。
就業規則の諸規程にも周知義務がある
諸規程に周知義務があると言っても、やみくもに全ての諸規程を周知させる意味はありません。
例えばですが、退職金をもらえない従業員に対して退職金規程を交付しなくても問題はありません。
しかし、就業規則には周知義務があり、全ての規則を全ての従業員に周知しなければいけません。
厄介ですね。
そのため会社側は「従業員が就業規則の内容を知ろうとしても知ることができない状態」を作ってはいけません。
イントラネット内で誰でも就業規則を全て確認できるような、従業員がいつでも就業規則にアクセスする状況を作っておくようにしましょう。
まとめ：就業規則と諸規程の整備はセットで考える
就業規則と諸規程はお互いがセットとなっています。
就業規則をよりスリム化して、諸規程でわかりやすく追記するのがオーソドックスな方法です。
諸規程を整備する際は、実際に就業規則を読む人が見やすいよう意識して諸規程を整備してみてください。
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