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業務改善に活用できるITツールは数多くあるものの、社内教育やコストが必要となるため導入するものを絞らなければなりません。
私なりの業務改善点ごとにツールの選び方とポイントを解説をしてみようと思います。
目次
情報伝達の遅滞や引継業務で無駄がある場合は「情報共有ツール」
素早い情報共有は業務効率化に役立つだけでなく、業務改善のポイントを伝達するためにも重要です。
情報伝達を素早く確実に行うために、情報共有ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
情報共有ツールを選ぶ際は必要な機能があることを確認してください。
「既読・未読管理」「グループ管理」「ファイル共有」は最低限必須といえる機能です。
会議や打ち合わせの時間浪費には「Web会議サービス」
会議室で集まって行う定例的なミーティングは、Webカメラを介して行うWeb会議サービスに置き換えられます。Web会議サービスは移動による時間浪費や業務進行ストップを最低限に抑えることが可能です。
多くのWeb会議サービスにはファイル共有機能や画面共有機能がついています。
Web会議上で資料や画像を提示できるため、プレゼンテーションを行いたい場合にも最適です。
従業員の業務管理が必要な場合は「タスク管理ツール」
タスク管理ツールは、仕事の納期遅れや進捗が把握できていないケースにおすすめです。業務タスクをシステム上に登録して、納期や全体工数の何％を達成したかなどをいつでも確認できます。
タスク管理ツールのメリットは、チームリーダーがメンバーの担当業務と業務量を可視化して管理できることです。メンバー1人1人も自分の業務進捗度を把握できるため、業務に対するモチベーションを保てます。
最後に、導入するITツールは会社内で統一しましょう。各部署・部門で異なるツールを使用していると全体の管理が困難となります。業務改善ツールの導入は会社全体で進めることが大切です。
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社会保険労務士法人ファウンダー
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