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皆さんはご存知ですか？ハイブリッドワークって何ですか？

皆さんは「ハイブリッドワーク」という言葉を聞かれたことはあるでしょうか。私は或る雑誌で知ったのですが「ハイブリッドワーク」とは、従業員がテレワークとオフィスワークを組み合わせて働くスタイルのことを言います。

このスタイルは、コロナ禍によって実施をせざるを得なかったこともあり普及したものですが、逆に、この「ハイブリッドワーク」をやってみて企業と従業員双方にとって多くのメリットがあるのではないかと見直しされています。というのもテレワークがどこの会社でもやらなくなって、オフィスワークに戻っていないことがその証左かと思います。

「ハイブリッドワーク」は、柔軟な働き方を確保しつつ、業務の効率化や生産性向上を図れるのではないか、と期待されています。

ハイブリッドワークのメリット

そこで「ハイブリッドワーク」を導入するメリットを紹介したいと思います。

メリット１：オフィススペースの有効活用

「ハイブリッドワーク」の導入により、常に全従業員が出社することを前提としない為、オフィスの縮小やレイアウトの見直しをすることで、見直した結果余ったスペースがあれば、場合によってはオフィスにかかわるコストを削減できる可能性も出て来ます。

例えば、全従業員が出社しない仕組みにしてしまえば、従前のようなオフィススペースは不要です。オフィス自体の規模を縮小して、縮小したオフィスの一部を貸し出す、または従前よりもスペースが小さいオフィスに引っ越すことで家賃（賃料）を抑えることも可能かもしれません。

また、企業が従業員との関りを考えた際に必要であれば、空いたスペースを会議室や集中スペース、リラクゼーションエリアに新たに設けることもできるはずです。このことで、結果的に作業効率を向上やコミュニケーションの充実が図れる可能性があります。

メリット２：生産性の向上

「ハイブリッドワーク」では、従業員がテレワークの利点である集中しやすい環境（自宅？）と、オフィスでの対面コミュニケーションの利点を組み合わせて働くことができるので生産性が向上することが期待できます。

「ハイブリッドワーク」で勤務することが向いている一定層が従業員にいる可能性もあります。そのような従業員にとっては、本人の仕事に対するリズムによって働ける場所を選択できることは大きなメリットとなります。かくいう私がこのパターンの人間なので、勤務する場所を変えることで生産性が向上する可能性はあると信じています。

下図のように従業員側の意見としては、ハイブリッドワークが生産性が高いという意見が多数を占めています。但し、生産性が悪いという意見も無いことも表を掲載しておきます。

但し、ハイブリッドワークを導入した当初は生産性の向上がつながったとしても、様々な理由でそのような結果につながらなくなることも想定されます。そうならないマネジメント・管理が必要です。この件に関しては後で述べます。

逆に、「ハイブリッドワーク」のように働く場所を変えることで生産性が落ちるタイプもいることも想定しておくことも企業にとっては重要な視点ではないかと思います。

メリット３：従業員の満足度の向上

「ハイブリッドワーク」は、従業員に働き方の選択肢を提供するため、仕事とプライベートのバランスを取りやすくなる為、企業に対する従業員の満足度が向上する可能性があります。

特に、育児や介護などのライフイベントを抱えている従業員にとっては、そのような傾向が強いのではないでしょうか。

半面、仕事の時間なのか、プライベートの時間なのかメリハリがつきづらい面もある、従業員にとって自立性を今まで以上に持つことが求められますので、これらの理由からも従前のようなマネジメント・管理手法だけでは「ハイブリッドワーク」には対応が難しいのではないかと想定されます。この件については後は述べます。

メリット４：優秀な人材の確保

「ハイブリッドワーク」は、働く場所について制約されない為、企業の所在地を超えた地域から優秀な人材を確保できる可能性があります。もしこのようなことが実現するのであれば、企業は広範な地域から多用な人材を採用することができる為、採用人数等も含めて色んな意味で幅を広げて採用を考えることができます。

このことは反面、地方に住みながら東京の会社に就職することが可能ということです。今現在、東京への一極集中が問題になっていますが、一極集中の是正と地方創生につながる考え方のはずです。このことを宣伝することで、会社のブランディングにつながり、優秀な人材を採用しやすくなるのではないでしょうか。

ハイブリッド導入の留意点

留意点１：マネジメント・管理の見直し

「ハイブリッドワーク」の導入にあたっては、既存のマネジメント手法や管理方法では対応できないことが多いはずです。※多いというのは全ての企業がどのようなマネジメント手法や管理方法をしているのか解らなから。

まず、従業員の勤務状況を適切に把握できる仕組み（システム）を導入する必要があります。

在宅で勤務している場合、仕事をしているのか、プライベートに時間を割いているのか判断がつきません。その為、パソコンのログで管理をしているケースがあります。パソコン操作が一定時間ない場合に、警告が発せられ、更に操作がないと自動で電源が切れるようになっている等各社で工夫をしています。

また、業務の進捗を管理するためのマネジメント手法の見直しです。メールや電話で進捗状況を報告を受けていたとしても、実態とそぐわない報告をされるケースもあり得ます。その為、チーム全員が進捗状況を把握できるシステムを導入し、嘘の報告をしづらくする環境作りも工夫の一つです。

更に、従来のオフィスワークとは異なり、リモートワークでは従業員の業務状況が把握しづらい為、目標管理や成果主義の導入や評価方法の見直しをする企業も散見されています。

留意点２：コミュニケーション・情報共有の工夫

「ハイブリッドワーク」をする際の環境下では、コミュニケーションと情報共有については既存のやり方に対して工夫する必要がある多いのではないかと思います。

テレワーク時には、オンライン会議やチャットツールを活用して、従業員同士のコミュニケーションを円滑にすることが重要です。またオフィス勤務をする際にいかに従業員同士のコミュニケーションを図れるかもポイントの一つになります。その為オフィススペースの見直しを通して設置された休憩スペースやミーティングスペースが重要な価値を生む可能性が十分にあります。

また、「ハイブリッドワーク」では、情報の一元管理や共有フォルダの整備により、必要な情報に誰でもアクセスできるシステム導入は必須になります。

留意点３：情報漏洩リスク

「ハイブリッドワーク」の導入に伴い、誰の監視下にない時間が多くなり、一元管理された情報にアクセスできる環境下である為、情報漏洩リスクが従前よりも確実に高まります。

その対策の一つとして、一元管理している情報には、チームメンバーであれば閲覧は出来ても、無分別に情報を取り出しができないように、一定制限を加えることも策の一つと考えます。

更に、リモートワーク時には、個人のデバイスや家庭内ネットワークを利用することが多いため、セキュリティ対策の強化が不可欠です。企業は、VPNや暗号化などのセキュリティツールを導入し、従業員に対して適切なセキュリティに関する適切な管理やルールの整備、教育が必要になります。

留意点４：柔軟に働ける環境の整備

「ハイブリッドワーク」を成功させるためには、企業は従業員が柔軟に働ける環境を整える必要があります。このことは従業員が自分自身の管理（勤怠管理・健康管理や仕事のリズム等）をしなければならないことも意味しています。つまり、従業員の自立を促す必要もあります。

例えば、「自宅での快適な作業環境を整えるための支援」や「オフィスのワークスペースを予約制にして従業員が必要な時に利用できるようにする」などの工夫が考えられます。

また、柔軟に働ける環境整備も必要ですが、逆に働き方の違いによって不公平な評価等を行われないうように、統一的な適切な評価プロセスの構築が必要と考えます。柔軟性と統一的なルールのバランス感覚を企業は問われることになります。

留意点５：運営維持と改善活動

「ハイブリッドワーク」は、導入後も運営の維持と改善が不可欠です。

定期的に従業員からのアンケートを実施し、そのフィードバックを通じて、従業員の声を取り入れ、制度やツールの見直しを継続していくことがとても重要です。

日々技術が進歩している昨今では、常に利用するツールが適切かどうかの検討が必須です。別のツールを導入すること自体である作業が無くなることがあり得るからです。このように常に最適なワーク環境を従業員に提供できているかを常に模索する姿勢が不可欠です。

まとめ

ハイブリッドワークは、従業員と企業にとって多くのメリットをもたらす可能性を十分にはらんでいます。ですが、反面、既存のマネジメント手法や管理方法では対応できないことが多いことが想定される為、既存のやり方にとらわれない適切な準備と運用が必要です。

ハイブリッドワークを成功させるためには、企業全体での取り組みと、継続的な改善活動が重要です。

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