社労士ナビ

今回は前回前々回と引き続き、業務改善を実現するアイデアを紹介していきます。

自動化してみよう

必ずしも人間が行う必要のない作業については、自動化することで作業の効率化を図ることができます。例えば、Excelのマクロやプログラムを利用して、日常業務の一部を自動化できるケースは少なくありません。特に、ヘルプデスクやカスタマーサポートの問い合わせに対応する際には、チャットボットを活用することで、標準的な方法で対応することができます。

業務を分けてみよう

今まで単独で行っていた業務を、特定の単位や担当者が分担することで効率化が図れる場面は多くあります。これは、分業することで各人が自分の役割に集中できるようになり、その役割を果たすための研修を受けさせることで、よりスピーディーで効率的な労働者へと育成することができるからです。

業務をまとめてみよう

複数の人やユニットで行っていた業務を1人や1ユニットに集約することで、実際に業務効率が上がるケースもあります。これは分担による情報共有が遅れてしまうなどのデメリットがあるからです。

時短できる箇所を探してみよう

日々の業務に費やす時間を減らす方法はたくさんあります。例えば、メールやチャットに費やす時間を最小限にしたり、スペックの高いパソコンを使って作業のスピードを上げるなどは、業務効率を上げるための適切な方法と言えるでしょう。また、研修などで社員の作業能力を向上させたり、適材適所の人材を配置したりすることで、タスク完了までの時間を短縮することもできます。場合によっては、タスク管理ツールを導入することで、漏れなく効率的にタスクを管理することができます。

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