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業務改善は会社単位でやる事が多いですが、会社が業務改善のために動いてくれないと言うケースもあるでしょう。そんな時にやるべきなのは個人単位でできる業務改善です。本記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

目的を明確にする

何のために効率化を図ろうとしているのか目的を明確にしましょう。「残業時間を減らしたい」「空いた時間を新たな仕事に充てる」など、具体的な目的を決めることが大切です。目的が明確であれば、効率化に取り組むモチベーションが上がり、結果が見えやすくなります。

効率化したい業務を決める

すべての業務を効率化するには時間がかかるので、まずは効率化したい業務に優先順位をつけましょう。特に、毎回同じ手順を踏む必要があるシンプルなタスクが最も合理化しやすいです。毎回同じフォーマットで文書を作成しなければならない場合は、あらかじめテンプレートを利用しておくとよいでしょう。また、データ入力もエクセルのマクロ機能を使って自動化することで、時間を短縮することができます。このように、手間のかかる簡単な作業から始めてみましょう。

業務の洗い出しをする

業務を効率化するためには、それぞれの作業が本当に必要なのか、集約できるのか、手順を変えられるのかなどを見直す必要があります。場合によっては、そもそも作業自体が無駄になっていることもあります。例えば、会議用の資料を作成したものの、ほとんど見ていないということはありませんか？また、同じ作業を複数人で行っている場合は、一人の担当者を決めた方が早い場合もあります。

まとめ

今回は個人単位でできる業務改善について紹介しました。紹介したものは全て時間のかかるものではなく、今日から取り組めるものです。少しでも業務改善をして日々の業務を楽にしたいと思うのであれば、ぜひ参考にしてみてください。

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