社労士ナビ

「ＤＸ化」の推進が急務とされている昨今、皆さんの会社では「ＤＸ化」は進んでいますでしょうか。

当センターでも、「業務管理ツール」と「作業プロセスの簡素化」を軸に「業務改善」を進めているところです。

色々な方とお話する中で、改めて「業務改善」について考える必要性があると感じたので、今回「業務改善」をテーマに投稿しようと思います。

「業務改善」とは？

そもそも「業務改善」とは何か？

「業務改善」の文字から推察すると「仕事・作業・業務などが抱える問題を解決することで、より良いものに改めること」となりそうですが、実際にはどうなのでしょうか。

「問題解決方法」には二通りある

「問題解決」をする意味では、手法として「管理」と「改善」の二通りがあります。

「問題解決方法」としての「管理」とは、既存のやり方を大鉈(おおなた)を振るって変えるのではなく、既存のやり方の延長線上で問題解決をしようとする行動です。例えば、既存の業務手順書にミスを防止の為に一文を追加する。

「管理」が既存のやり方を延長線上で問題解決をしていく「現状維持的な行動」に対して、「改善」は、既存のやり方を大鉈を振るってやり方を変更しながら、生産性の向上等を図っていく「現状打破的な行動」となります。

「業務改善」の方法

ただ「業務改善をするぞ！」と叫んでも「業務改善」はできるものではありません。

１，目標設定

まずは目標設定をして下さい。

この目標が、「管理」で済むものか、「改善」まで必要なのかは開始時点では解らないかもしれません。

例え「管理」の上での問題解決を繰返している内に、もっと良い方法があるのではないかと「業務改善」を検討することになるかもしれません。

問題は、その目標が適切な目標設定なのかどうかです。

そこがとても重要なので、「この目標設定は本当に適切だろうか？」と常に自問自答して下さい。

私の個人的な意見としては、作業プロセスの見直しや業務改善の必要性を認識できる程度の作業量の負荷があった方が良いと思いますよ。是非ご検討下さい。

２，仕事に集中できる環境・仕組化（集中できる物理的な環境）

「目標設定」をした後は、ご自分でなければできない仕事に集中できる職場環境を作って下さい。

自分でなくても良い作業への対応方法として下記のことが考えられます。

１）他の人に作業を振る

２）プロセスの見直しでその作業事体を廃棄する

３）作業は廃棄しないで、作業自体を無いのに等しいぐらいまで簡素化する

上記１）～３）についてはご自分でデザインをしなければならないですが、このような職場環境、仕組化を作り上げて下さい。

今は、色々な「ＤＸツール」が販売されていますので、自社に合った作業工程や仕事の仕方に応じて導入し、「週２０時間未満の社員」や「業務委託契約による外注」などと分業することで生産性向上と利益増大は可能です。是非ご検討下さい。

３，「行動計画」によって集中力を活性化（心理的な集中）

人間の脳は、遠い先の話よりも目先の目標の方に集中力が働きます。

これを利用して、「目標」に必要な行動ごとに「期限」を設けます（「行動計画」の設定）。

そのことで、よりパフォーマンスを発揮することができるようになります。

４，「行動計画」をスケジューリング

「行動計画」を設定した後のポイントは、「期限」に「〇日の〇〇時〇〇分まで」と細かい設定をすることです。

そのことでその「期限」までに投資できる労働力・時間数が割り出され集中力が増します。